Page 20 - Hafen Hamburg | Port of Hamburg Magazine 4.2022

■ DIE DIGITALE TRANSFORMATION
Ausdrucken hat ausgedient
Hansaport ist das am weitesten automatisierte Schüttgut-Terminal der Welt. Nun sollen die Abläu- fe noch stärker digitalisiert und dadurch noch effizienter werden, wie ein aktuelles Projekt zeigt.
Die implemen- tierte IT-Lösung minimiert das Risiko von Über- tragungsfehlern erheblich.
Viele Prozesse – etwa der Datenaustausch zur Erstel- lung von Frachtdokumenten – sind bei Hansaport schon lange digitalisiert. Bis vor Kurzem gab es aller- dings auch noch einige lange Wege für die in- und externe Kommunikation bei Deutschlands größtem Umschlagunternehmen für Kohle, Erz und Baustoffe. So wurden Informationen zu Standardabläufen wie die Bestellung einer bestimmten Menge auf einem bestimmten Zug in der Regel per Mail oder telefo- nisch ausgetauscht, berichtet der stellvertretende Abteilungsleiter Betrieb, Michael Schwarz.
Ein Beispiel: Die Daten wurden auf- oder abgeschrie- ben und mehrfach ausgedruckt, um sie an die Verla- destationen zu verteilen. Dort wurden diese erneut in zwei Systeme eingetragen, jeweils mit Ausdruck und in Excel-Listen. „Dabei waren Übertragungsfehler möglich“, so Schwarz. Durch die Angabe etwa einer falschen Sorte kann jedoch ein hoher Schaden bei unseren Kundinnen und Kunden verursacht werden. Das Ziel lag daher auf der Hand: Um die Prozesse zu vereinfachen und zu verbessern, sollten die Daten nur einmal ins System eingetragen werden, und zwar von der Person, die die Bestellung auslöst. Anschlie- ßend nutzen allen Berechtigten in der Logistikkette in- wie extern diese Datenbasis.
© Hansaport
„Wir haben uns deshalb für ein Onlineportal auf un- serer Webseite entschieden“, erinnert sich Schwarz. Ende 2019 gab es erste Gespräche, dann machten sich ein vierköpfiges Projektteam eines IT-Dienstleis- ters sowie zwei Mitarbeitende von Hansaport an die Arbeit. Die größte Herausforderung neben rein IT- technischen Fragestellungen: Wer benötigt eigent- lich welche Daten? „Im Vorfeld hatten wir natürlich versucht, die Prozesskette abzubilden, aber Vieles klärt sich erst im Laufe eines solchen Projektes, be- ziehungsweise entstehen in diesem Prozess auch Ideen für vereinfachte Prozessabläufe“, erläutert der Betriebsfachmann.
Seit sechs Monaten sind die Abläufe nun digitalisiert. Die implementierte IT-Lösung minimiert – insbeson- dere in Stresssituationen unter anderem in der Steuer- warte – das Risiko von Übertragungsfehlern erheb- lich: „Wenn ein Auftrag bei der Zentrale eingeht, geben wir über die Plattform den Lageplatz vor“, sagt Schwarz. Und auch die Kommunikation bei der Bela- dung hat sich erheblich vereinfacht: Die Steuerung sieht den jeweiligen aktuellen Status, sodass nicht mehr wie früher ständig telefoniert werden muss. An den Verladestationen fallen Papier und die händische Zuweisung ebenfalls weg: „Die Daten müssen nur noch abgerufen werden“, freut sich Schwarz.
PROTOTYP SPIELT SZENARIEN DURCH
Der Prototyp, der gerade ausgiebig mit den Kollegin- nen und Kollegen der Salzgitter AG getestet wird, um noch vorhandene Fehler auszumerzen, gibt nun bei- spielsweise vor, welche Materialien wann von wel- chen Lagerplätzen mit welchen Kombigeräten auf welche Waggons verladen werden sollen. In die mehr- monatige Testphase wurden auch die Hansaport-Mit- arbeiterinnen und Mitarbeiter mit einbezogen, die in diesen Prozessen aktiv sind. Ihre Meinungen vervoll- ständigten die Perspektiven, aus denen die Aufgaben- stellung betrachtet wurde.
Dabei sind die Mitarbeitenden dem neuen System gegenüber aufgeschlossen, haben sie doch bereits umfangreiche Erfahrungen mit Veränderungsprozes- sen im Rahmen der Automatisierung des Hansaport sammeln können. Es wurde schnell erkannt, dass durch die Anpassung des Systems der Aufwand re- duziert und Fehler vermieden werden, ohne dass Ar- beitsplätze in Gefahr geraten.
In einer weiteren Phase wurden dann Kundinnen und Kunden einbezogen, um auch deren Wünsche und Erfahrungen zu berücksichtigen. Die Disponentinnen und Disponenten können nun alle relevanten Verlad- einformationen wie Zeit, Materialart beziehungswei- se Sorte, Menge und Gewicht im Zuge ihrer Bestel- lung vorgeben. Anschließend erfolgt ein manueller Check auf Seiten von Hansaport, der künftig eben- falls digitalisiert werden soll.
Der Vorteil für die Kundinnen und Kunden: Sie können jederzeit die Daten und den Status einsehen und ihre Bestellung ändern, solange diese nicht in Bearbeitung ist. „Wir liefern ihnen quasi ein Live-Abbild“, unter- streicht Schwarz. Statt – je nach Kunde – wöchentlich oder täglich händisch eine Tabelle zu erstellen, daraus ein PDF zu generieren und zu verschicken, können die- se die Bestände nun rund um die Uhr abrufen.
20 | Port of Hamburg Magazine | Dezember 2022